恐竜印の採用支援
内定辞退を防ぐ連絡の流れ
内定から入社までに送るLINEの文例と送る時期
内定を出した学生から、とつぜん辞退の連絡が届く。面接ではあんなに前向きだったのに——。結論から言うと、内定辞退の多くは、内定から入社までに「連絡のない時間」が続くことで起こります。この記事では、内定を伝えた日から入社の前日まで、6つの時期に送るLINEの文例と、続けるための工夫をまとめました。
内定辞退は「連絡のない時間」に起きる
内定を出した学生から、ある日とつぜん辞退の連絡が届く。面接ではあんなに前向きだったのに——。採用担当の方なら、一度は経験があるのではないでしょうか。
内定辞退の多くは、内定を出した日に決まるわけではありません。内定から入社までの長いあいだに、少しずつ気持ちが離れていくことで起こります。学生の手元には、ほかの会社からの連絡、友だちの話、家族の意見が毎日のように届きます。その中で、御社からの連絡だけが途切れていると、学生は次のように感じはじめます。
- 「本当に自分を待ってくれているのかな」と不安になる
- 入社してからの姿が思い浮かばないまま、時間だけが過ぎる
- ほかの会社の、こまめな連絡のほうが温かく見えてくる
つまり、内定辞退を防ぐいちばんの方法は、内定から入社までの「連絡のない時間」をつくらないことです。決まった時期に、短い連絡を届け続けるだけで、学生の気持ちは御社につながったままになります。
内定者への連絡は、メールよりLINEで
内定のあとの連絡を、メールだけで送っている会社は少なくありません。けれども、学生がふだん見ているのはLINEです。大事なお知らせほど、目に入りやすい場所に届けましょう。
LINEは、学生が自分で友だちに加えてくれたときだけ届けられます。説明会の予約や選考の連絡ですでにLINEでつながっていれば、その窓口をそのまま内定のあとも使えます。まだなら、内定を伝える面談や書類の中で、友だちに加えてもらう入口を案内しておきます。
内定から入社まで、連絡を送る6つの時期
内定から入社までに送る連絡は、次の6つの時期に分けて考えると迷いません。大切なのは、いつ・何を送るかを先に決めておくことです。担当者が忙しい時期でも、連絡が途切れなくなります。
おめでとうの気持ちと、これから先の流れを伝えます。「次に連絡するのはいつか」も書いておくと、学生は安心して待てます。
お礼と、入社までにある予定（内定者の集まり・書類の提出など）をまとめて伝えます。
先輩社員の1日、職場の小さなできごと、新しく入った仲間の紹介。読むだけで、入社してからの姿が思い浮かぶ話を届けます。
集まりの前日に日時と場所を、終わったあとにお礼と当日の写真を送ります。説明会のリマインドと同じ考え方です。
入社の日の流れ、持ち物、最初の1週間の予定を伝えます。分からないことを聞ける窓口も、もう一度案内します。
「明日、お待ちしています」のひとことと、集合の時間と場所。最後の不安を消す連絡です。
そのまま使える、内定者へのLINEの文例
◯の所を、御社に合わせて入れかえてください。どれも、読むのに30秒かからない長さにしています。
◯◯さん、内定おめでとうございます。いっしょに働ける日を、職場のみんなで楽しみにしています。次は◯月◯日ごろ、入社までの予定をお送りしますね。
内定のご承諾、ありがとうございます。入社までの予定をまとめました。◯月◯日に内定者の集まりがあります。分からないことは、このLINEにそのまま送ってください。
今月は、入社2年目の◯◯さんの1日を紹介します。朝いちばんの仕事は◯◯です。来年の今ごろは、◯◯さんもこの景色の中にいますね。
入社まで、あと1か月です。入社の日は◯時に◯◯へお越しください。最初の1週間の予定をお送りします。持ち物は、下にまとめました。
いよいよ明日ですね。◯時、◯◯でお待ちしています。迷ったら、このLINEに連絡してください。
どの文面にも、「職場のみんなが待っている」ことと、「分からないことは聞いていい」ことが入っています。この2つが、内定者の不安をいちばん小さくします。
内定辞退を招きやすい連絡の書き方
連絡の回数が多くても、書き方しだいで逆に気持ちが離れることがあります。よくあるのは、次のような連絡です。
内定者研修の課題を、◯月◯日までに必ず提出してください。
こう言いかえる入社前に、仕事のイメージをつかめる課題を用意しました。◯月◯日ごろまでに、できる範囲で大丈夫です。分からなければ、いつでも聞いてくださいね。
他社の選考は、すべて辞退されましたか。
こう言いかえる入社に向けて、気になっていることはありませんか。どんなことでも、遠慮なく聞いてください。
「必ず」「すべて」のような強い言葉や、問いつめるような質問は、学生を身がまえさせます。迷っている学生ほど、やさしく聞いてくれる会社に本音を話します。本音が聞ければ、手を打つこともできます。
内定辞退を防ぐ連絡を、続けるための3つの工夫
連絡の流れは、作ることより続けることのほうが難しいものです。次の3つを決めておくと、担当者が替わっても途切れません。
- 6つの時期の送る日を、先にカレンダーに入れる（月1回の近況は、毎月の決まった日に）
- 近況のネタを、職場のみんなで集める（先輩の1日・小さなできごと・写真1枚で十分）
- 返事をする担当者を決めておく（質問にその日のうちに答えられる人を）
- 内定者から返事がなくなったら、早めに声をかける
- 入社した人に「入社までに、どんな連絡がうれしかったか」を聞き、次の年に生かす
まとめ：内定から入社まで、連絡を途切れさせない
内定辞退は、内定から入社までの「連絡のない時間」に起こります。内定を伝えた日・承諾のあと・月に1回の近況・内定者の集まりの前後・入社の1か月前・入社の前日。この6つの時期に、短いLINEを届けるだけで、学生の気持ちは御社につながったままになります。文例の◯を入れかえれば、今いる内定者にも明日から送れます。
内定のあとの連絡をLINEで届けるには、まず説明会の段階から学生とLINEでつながっておくことが近道です。きょうさい.のステップLINEは、説明会の予約した直後・3日前・前日・当日の朝・説明会のあとの5回のお知らせを設定し、文面づくりとLINE公式アカウントの開設のお手伝いまで入って29,800円＋月4,980円（税別）。最短3営業日で始められます。そこでつくった採用のLINEの窓口は、内定のあとの連絡にもそのまま使えます。説明会の文例は説明会のリマインド文例にまとめています。
内定者との連絡を、入社の日まで途切れさせないために。
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